こんばんは！
日常のコミュニケーションで、ちょっとした言葉の選び方が相手の印象を大きく左右すること、ありませんか？
今日はFacebookで見つけた、とても共感できる投稿をもとに、「断り方」について考えてみたいと思います。
「他の予定が入りましたので、予定を変更させてください。」
こんな断り方、誰でも聞いたことがあるし、使ったこともあるかもしれませんね。
でも、この言葉が与える印象を少し掘り下げると、意外な事実に気づくかもしれません。
なぜ「他の予定が入りました」では印象が悪くなるのか
一見、悪気のない表現が生む誤解
「他の予定が入りましたので…」という断り方、一見、無難で普通に感じます。
でも、この言葉の裏には、こんなメッセージが含まれているようにも聞こえるのです：
- 「あなたの予定よりも重要な用事があります」
- 「あなたは優先順位が低いです」
もちろん、実際にはそんな意図がなくても、受け取る側はそう感じることがあります。特にビジネスシーンや大切な人とのやり取りでは、この印象が残るのは避けたいですよね。
実例：新入社員研修で学んだ教訓
私自身、新入社員研修で似たような状況に直面しました。
研修中、「上司が電話中や会議中の場合、どう伝えるべきか？」というテーマで、こんな指導を受けたのです：
- 「今、電話中です」や「会議中です」と言わないこと。
- 代わりに、「ただいま席を外しております」と伝える。
なぜかというと、「電話中」や「会議中」と伝えることで、相手に自分の優先度が低いと感じさせないためでした。この配慮は、ビジネスだけでなく日常生活にも応用できると感じました。
印象が良くなる断り方の工夫
ポイントは「相手の気持ちを考えた表現」
断り方を少し工夫するだけで、印象を大きく改善できます。以下のポイントを押さえましょう。
1. 事実だけでなく気遣いを添える
「他の予定が入りました」という事実だけではなく、相手への配慮を示す表現を加えます。
- 例：
「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、やむを得ない事情で予定を変更させていただきたく思います。」
2. 相手を軽んじていないことを伝える
「あなたの予定が大切ではない」という誤解を避けるために、相手の重要性を言葉で示します。
- 例：
「本来ならこちらを優先したかったのですが、どうしても外せない事情があり…」
3. 代替案を示す
断る際に、次に繋がる提案をすると、誠実な印象を与えられます。
- 例：
「別の日程で改めてお時間をいただけませんか？」
失敗から学ぶ：言葉選びで築く信頼
言葉選びが信頼に繋がる理由
小さな言葉の違いが、相手との信頼関係を大きく左右します。
良い例と悪い例を比較
- 悪い例：
「他の予定が入りましたので…」
→ あなたを軽視しているように感じさせる。 - 良い例：
「お約束していたのに申し訳ありません。どうしても外せない事情で…」
→ 相手への配慮が伝わり、信頼感が保たれる。
自分の経験から感じたこと
私もこれまで、無意識のうちに「事実だけを伝える」断り方をしてしまい、後から「もっと丁寧に伝えれば良かった」と反省したことがあります。
こうした経験を経て、相手の立場を想像して言葉を選ぶ大切さを学びました。
まとめ：相手の印象を左右するのは、些細な言葉の選び方
断り方ひとつで、相手に与える印象は大きく変わります。
今日のポイント
- 事実を伝えるだけでなく、配慮の言葉を添える。
- 断る際は、相手の大切さを示す表現を意識する。
- 代替案やフォローの提案で誠実さを示す。
些細な言葉の工夫が、相手との信頼を深める第一歩です。
ぜひ、日常のコミュニケーションで意識してみてくださいね！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
